Dzisiejsze wydarzenia branżowe różnią się zasadniczo od tych, które organizowane były dwa czy trzy lata temu. Coraz więcej wydarzeń branżowych ma swoją odsłonę także w formie online. Przejście z offline do online przyspieszyła pandemia koronawirusa, w ramach której większość wydarzeń branżowych zostało odwołanych lub przełożonych na bliżej nieokreślony termin. Organizacja eventów w formule online była jedynym możliwym wyjściem. Jak się jednak okazało potrzeba dostępu do wydarzeń branżowych przez Internet jest dużo większa niż wcześniej zakładano. Jak zorganizować wydarzenie online? Co przemyśleć i o czym pamiętać?
Wydarzenie online czy hybryda
Wydarzenia branżowe transmitowane w Internecie są dziś realizowane w dwóch formułach – całkowicie online i hybrydowej (czyli wydarzenie stacjonarne, dodatkowo transmitowane w sieci). Obie formuły mają swoje wady i zalety. Transmisje z wydarzeń stacjonarnych są dodatkiem do eventów organizowanych w klasycznej formule. Kluczem są uczestnicy obecni na widowni, niemniej coraz bardziej dostrzegani są także ci zasiadający na wirtualnej trybunie. Wydarzenie online promowane jest wraz z wydarzeniem stacjonarnym, co z pewnością obniża koszty jego reklamy, w stosunku do wydarzenia organizowanego tylko i wyłącznie online. Niemniej, wydarzenie online daje organizatorom dużo większą elastyczność. Mogą oni tworzyć różne pakiety subskrypcji, sprzedawać dostęp do pojedynczych wystąpień, organizować wystąpienie prelegentów z innego kontynentu, bez potrzeby ich fizycznej obecności na miejscu. W obu formułach liczy się jednak dbałość o szczegóły. Wydarzenie online nie może być traktowane po macoszemu, jeśli zależy nam na jego promocji i wysokiej ocenie. Stad też organizując transmisje z konferencji branżowej warto przemyśleć wpierw kilka kwestii
- Studio
Wydarzenia w formule hybrydowej zwykle transmitowane są bezpośrednio z sali konferencyjnej. Kamera rejestruje wystąpienie prelegenta na żywo, a sygnał audio-wideo przekazywany jest przez Internet. Wydarzenia organizowane tylko i wyłącznie online często mają inną formułę. Na ich potrzeby nie trzeba wynajmować całej sali kinowej lub konferencyjnej w hotelu w środku miasta. Wystarczy niewielkie studio filmowe i green screen. W takich warunkach z powodzeniem zarejestrujemy wystąpienie prelegenta, a dodatkowo wzbogacimy je o dynamiczne efekty wizualne – statystyki, wykresy, informacje.
- Paczka z pakietem uczestnika
Uczestnicy wydarzeń online chcą być traktowani na równi z uczestnikami wydarzeń stacjonarnych. Stąd też nawet w przypadku organizacji wydarzenia tylko online warto zastanowić się nad tzw. pakietem dla uczestnika. W pakiecie, przesłanym na adres zarejestrowanego na konferencje może znaleźć się pamiątkowa koszulka, smycz, kalendarz, pendrive, czy kupony rabatowe od sponsorów. Pakiety sprawiają, że wydarzenie, mimo że online, staje się bardziej namacalne, a to tylko poprawia jego odbiór i ocenę jakości.
- Osoba do obsługi czatu
Dziś niemal każda prelekcja online wzbogacona jest o czat na żywo. Na czacie uczestnicy mogą zadawać pytania prelegentowi, jak i informować organizatora na bieżąco o problemach w transmisji. Pamiętać jednak musimy, że czat musi ktoś moderować. Nie jest bowiem w praktyce możliwe, by prelegent skupił się zarówno na wystąpieniu, jak i na moderacji czatu. Osoba spisująca istotne pytania, które padły na czacie, stanowiąca łącznik między prelegentem, a uczestnikami jest często konieczna.
- Spotkania z prelegentami
Dla wielu uczestników wydarzeń stacjonarnych dużą wartością jest możliwość spotkania prelegenta, który często jest dla nich autorytetem. Potrzebę tą warto zagospodarować także w przypadku wydarzeń organizowanych online. Spotkanie z prelegentem może być bowiem zorganizowane jako dodatkowa wideokonferencja dla małej grupy uczestników, w ramach której będą oni mogli w kameralnym gronie porozmawiać z prelegentem, zadać nurtujące ich pytania, czy dopytać o szczegóły jego wystąpienia.
- Przerwy
Tak jak w przypadku wydarzeń stacjonarnych, tak samo podczas transmisji online, przerwy pomiędzy prelekcjami są konieczne. Uczestnicy muszą mieć chwilę by zjeść, napić się wody, czy wykonać konieczny telefon. Warto zaplanować przerwy w transmisji, jak i ekrany, które będą wyświetlane podczas przerw. Jest to dobra okazja na promocję kolejnych prelekcji, czy reklamę sponsorów.
- Materiały do pobrania
Materiały, które pozostają nam po każdej konferencji są ważne zarówno z punku widzenia uczestnika jak i prelegenta. Także podczas wydarzeń online warto udostępnić uczestnikom dodatkowe materiały, które mogą im się przydać – screeny prezentacji, linki do artykułów powiązanych z tematem, czy opisy bio prelegentów. Materiały powinny być udostępnione w miejscu łatwo dostępnym dla uczestnika, tak by mógł po nie sięgnąć w dowolnie wybranym momencie.